Инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы). Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.
Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства. установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству. Разработка инструкции по делопроизводству. В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство.
В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
Содержание инструкции по делопроизводству. Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе « Общие положения » устанавливают:. сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др. );. ответственность за ее несоблюдение;.
Общие требования, изложенные в Типовой инструкции, (система электронного документооборота), применяемая в учреждении, должна дела неконкретных формулировок ("разные материалы", " общая переписка"), а также. Должностная инструкция — это тот документ, который призван четко что типовые должностные инструкции содержат лишь общую информацию, а задача Взяв за основу примеры должностных инструкций, необходимо.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с неконкретных формулировок ("разные материалы", " общая переписка" и т.д.). Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном Настоящая инструкция разработана в соответствии с Типовой формулировок («разные материалы», « общая переписка и т.д.). Инструкция по делопроизводству - основной локальный нормативный акт, инструкции по делопроизводству основываются на типовой инструкции по форм документов, примеры оформления отдельных видов документов. АНАЛИЗ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В НА СТАДИИ ПОДПИСАНИЯ И ОБНАРОДОВАНИЯ ЗАКОНОВ (НА ПРИМЕРЕ. содержит общую информацию по подготовке проектов, а в Инструкции данный. Типовая инструкция по делопроизводству в иных исполнительных органах государственной власти Камчатского края (далее - Типовая инструкция).
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;. нормативно-методическую базу. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела « Правила составления и оформления документов », где определяются:. виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;. общие правила подготовки и оформления документов;. правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;. порядок изготовления и размножения документов;.
правила оформления и заверения копий и приложений;. порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;. порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя. порядок приема, обработки, распределения входящих документов;. правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;. основные инстанции движения документов;. порядок подготовки и отправки исходящих документов;. порядок учета объема документооборота. порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;.
сроки, формы и методы регистрации;. правила индексации документов. Раздел « Организация справочной работы » (ИПС) закрепляет:. принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);.
включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др. );. порядок систематизации и классификации справочной информации;.
технологию информационно-поисковой работы. В разделе инструкции по делопроизводству « Контроль за исполнением документов » устанавливаются:. категории документов, подлежащих обязательному контролю;.
порядок их постановки на контроль;. технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др. );. обязанности исполнителей;.
типовые сроки исполнения;. порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;. порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине. Раздел « Оперативное хранение документов » содержит:. правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);.
устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;. правила формирования в дела отдельных категорий документов;. порядок разработки и использования номенклатуры дел;. порядок систематизации и индексации дел. В раздел « Подготовка документов к сдаче в архив » включают:. порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);. правила подготовки дел к хранению;.
требования к описанию и оформлению дел;. порядок передачи дел в архив. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления. Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы.
Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.